שמירת פרטי איש קשר (Contact Field)

לעיתים משתמש נדרש להזין לאשף פרטי זיהוי של לקוח כדי להטמיע אותם במקומות שונים במסמך: שם, כתובת, מספר זיהוי, מספר טלפון, כתובת דוא"ל, ועוד. במקרים מסוימים עולה הצורך לעשות שימוש חוזר בפרטים אלה בעת מילוי אשף נוסף עבור אותו לקוח, ולצורך כך ניתן לשמור את פרטי הלקוח כאיש קשר במערכת LegalUp ולחסוך את הצורך להקליד אותם פעם נוספת.

ניקח לדוגמא מצב שבו לקוח פונה לעו"ד על מנת להשתמש בשירותיו לצורך ניסוח חוזה לביצוע עסקת נדל"ן. בשלב הראשון עוה"ד יזין את פרטי הלקוח לאשף הסכם שכ"ט על מנת לייצר טיוטת הסכם שכ"ט ללקוח. בשלב השני הוא יזין את פרטיו לאשף "הכר את הלקוח", על מנת למלא טופס הכרת לקוח בהתאם לצו איסור הלבנת הון (חובות זיהוי, ניהול רישומים של נותן שירות עסקי למניעת הלבנת הון ומימון טרור), תשע"ה – 2014. בשלב השלישי עוה"ד יפנה לעריכת החוזה עצמו, וימלא את פרטי הלקוח באשף עריכת חוזה. במקרה הנ"ל, עוה"ד יוכל להזין את פרטי הלקוח למערכת LegalUp פעם אחת בלבד, לשמור אותו כאיש קשר במערכת, ופרטיו יישמרו ויופיעו אוטומאטית באשפים הבאים שימלא עבור אותו לקוח.

כיצד ניתן לשמור איש קשר במערכת כך שהמשתמש יידרש להקליד את פרטיו פעם אחת בלבד?

1. כנסו לאזור האישי של הארגון שלכם בסביבת הענן של LegalUp.
2. בחרו אשף מתוך רשימת האשפים ולחצו על Start New Wizard.

3. ייפתח חלון בו ניתן יהיה להזין את שם המסמך ושם הלקוח. יש להקליד את שם הלקוח בשדה השם, וללחוץ על Add New.

4. לחצו על Generate על מנת להתחיל במענה על השאלון.
5. לאחר שסיימתם למלא את השאלון, תוכלו לחזור לרשימת האשפים שבאזור האישי שלכם בסביבת הענן של הארגון שלכם ב-LegalUp. בחרו אשף נוסף שאליו תרצו להזין את פרטי אותו לקוח, ולחצו על Start New Wizard.
6. ייפתח חלון בו ניתן יהיה להזין את שם המסמך ושם הלקוח. יש לפתוח את התפריט באמצעות החץ הקטן המופיע תחת הכיתוב Full Name.

7. בחרו מתוך התפריט שייפתח את שם הלקוח המבוקש, ולחצו על Generate.
8. כעת באשף החדש שפתחתם, פרטי הקשר של הלקוח שהוזנו לאשף הקודם, יופיעו אוטומטית כתשובות לשאלות שבאשף בחדש, כך שלא תצטרכו להקליד אותם בשנית. אם תעשו שינוי בשדה מסוים של פרטי הלקוח, המערכת תשמור את השדה המתוקן ותציג אותו בפעם הבאה שתעשו בו שימוש.