יצירת שדות מקושרים (Contact Fields)
יצירת שדות מקושרים (Contact Fields)
לעיתים משתמש נדרש להזין לאשף פרטי זיהוי של לקוח כדי להטמיע אותם במקומות שונים במסמך: שם, כתובת, מספר זיהוי, מספר טלפון, כתובת דוא"ל, ועוד. במקרים מסוימים עולה הצורך לעשות שימוש חוזר בפרטים אלה בעת מילוי אשף נוסף עבור אותו לקוח, ולצורך כך ניתן לשמור את פרטי הלקוח כאיש קשר במערכת LegalUp ולחסוך את הצורך להקליד אותם פעם נוספת.
ניקח לדוגמא מצב שבו לקוח פונה לעו"ד על מנת להשתמש בשירותיו לצורך ניסוח חוזה לביצוע עסקת נדל"ן. בשלב הראשון עוה"ד יזין את פרטי הלקוח לאשף הסכם שכ"ט על מנת לייצר טיוטת הסכם שכ"ט ללקוח. בשלב השני הוא יזין את פרטיו לאשף "הכר את הלקוח", על מנת למלא טופס הכרת לקוח בהתאם לצו איסור הלבנת הון (חובות זיהוי, ניהול רישומים של נותן שירות עסקי למניעת הלבנת הון ומימון טרור), תשע"ה – 2014. בשלב השלישי עוה"ד יפנה לעריכת החוזה עצמו, וימלא את פרטי הלקוח באשף עריכת חוזה.
במקרה הנ"ל, עוה"ד יוכל להזין את פרטי הלקוח למערכת LegalUp פעם אחת בלבד, לשמור אותו כאיש קשר במערכת, ופרטיו יישמרו ויופיעו אוטומאטית באשפים הבאים שימלא עבור אותו לקוח.
כיצד ניתן ליצור שדות מקושרים (Contact Fields) בתוסף LegalUp?
- פתחו את תוסף LegalUp, ולחצו על אייקון העיפרון לצד השאלה הרלוונטית מתוך רשימת השאלות שיצרתם. בדוגמא זו נבחר בשאלה "אנא הקלד מספר זהות".
- פתחו את התפריט שתחת הכותרת Contact Field, ובחרו באפשרות "id_number".
- לחצו על "Save" בתוסף.
- סגרו את מסמך ה- Word ופתחו מסמך חדש.
- לחצו על אייקון LegalUp המופיע בשורת המשימות תחת הלשונית "בית" על מנת לפתוח את רשימת האשפים שיצרתם.
- בחרו מתוך הרשימה אשף המשך, המכיל שאלה זהה שבה צריך המשתמש להקליד את תעודת הזהות של הלקוח.
- בחרו בשאלה הרלוונטית מתוך רשימת השאלות שבאשף ההמשך ולחצו על אייקון העפרון על מנת לערוך אותה.
- פתחו את התפריט שתחת הכותרת Contact Field, ובחרו באפשרות "id_number".
- לחצו על "Save" בתוסף.
כעת התשובות לשתי השאלות מוגדרות כשדות מקושרים (Contact Fields). כאשר המשתמש ימלא את אחד מהשאלונים בסביבת הענן של LegalUp ויזין את מספר הזהות של איש הקשר, הוא יועתק ויופיע אוטומטית באשף השני מבלי שהמשתמש יצטרך להקליד אותו פעם נוספת. אם המשתמש יעשה שינוי בשדה מסוים של פרטי הלקוח, המערכת תשמור את השדה המתוקן ותציג אותו בפעם הבאה שיעשה בו שימוש.
