In hebrew
0

 איך לצאת ממשבר הקורונה עם משרד יעיל ועוצמתי יותר?

בימים אלו בוחנים מנהלים במגזרים שונים את ההשלכות הכלכליות והמקצועיות של המשבר הנוכחי על מצבם ועל עתידם. ברור לכל כי ייעשו שינויים רוחביים, וכי הזדמנויות חדשות יפתחו עבור אלו שידעו לנתב אותן למקומות הנכונים. בעולם המשפטי, שהינו מסורתי ושמרני יותר נוצרה הזדמנות לשותפים לבחון את שיטות העבודה הקיימות, להיערך מחדש, לשדרג את המשרד, ולאפשר לו לצאת מחוזק יותר. מי שישכיל לנצל את התקופה כראוי, יוכלו לעדכן את שיטות העבודה ביסודיות ולעמוד בפני אתגרים עתידיים נוספים שהמציאות עלולה להביא.

משבר הקורונה הצליח לתפוס עורכי דין רבים ומנוסים לא מוכנים וללא תכניות התואמות את המציאות המשונה שנקלעו אליה. הוא חשף את הפגמים בהתנהלות המשרדים אך גם העניק להם את ההזדמנות להיחשף לשיטות עבודה שונות ויעילות יותר.

ניתן לעבור את משבר הקורונה בניסיון ״לצוף מעל המים״ ולהמתין בידיים שלובות ליום שאחרי. אולם הקורונה נתנה הזדמנות לבחון את שיטות העבודה הקיימות, להיערך מחדש, לשדרג את המשרד, ולאפשר לו לצאת מחוזק יותר. שותפים אשר ינצלו את התקופה כראוי, יוכלו לעדכן את שיטות העבודה ביסודיות ולעמוד בפני אתגרים עתידיים נוספים שהמציאות עלולה להביא.

מבחינות רבות נראה כי המשבר הנוכחי משמש כקטליזטור ומזרז שינויים בדרכי ההתנהלות של משרדי עורכי הדין שהיו צפויים ככל הנראה להתרחש בכל מקרה בעתיד הרחוק יותר.

ניתוח מעמיק של ההוצאות השוטפות

החשש מפגיעה כלכלית אפשרית וכמובן פגיעה כלכלית דה פקטו מחייבים את משרדי עורכי הדין לבחון באופן מעמיק את ההוצאות השוטפות שלהם ולדון עד כמה הן משמעותיות לארגון. כמובן שבחינה כזו מתבצעת גם באופן שוטף בימים שבשגרה, אולם משרדים שמראים בימים כתיקונם רווח נאה ייטו לבחון בדקדקנות רבה פחות את נחיצות ההוצאות שלהם.

צמצום עובדים לצד ניהול ושימור ידע

כפי שדווח בגלובס במרץ 2020, התוצאה המיידית של הבהלה במשרדי עורכי דין מהמשבר הכלכלי בתחילת משבר הקורונה הייתה קיצוצים רוחביים בשכר והוצאה לחל״ת של עובדים רבים במשרדים. הורדות השכר בלטו בחלק מהפירמות הגדולות בהם קוצץ 25% מהשכר בממוצע ולא נמשך שכר ע"י שותפי ההון.

עם זאת, כיום, כאשר מתחיל להתבהר גודל המשבר הכלכלי נראה כי משרדי עורכי דין רבים לא רק שלא נפגעו ממשבר הקורונה, אלא שחלקם אף רשמו עלייה ברווחים ובהכנסות. בגלובס דווח כי משרדי עורכי הדין העוסקים במגזר העסקי הגדילו את ממוצע הרווחים שלהם ב-8% בתקופת הקורונה ואף את ממוצע ההכנסות שלהם בהשוואה לתקופה המקבילה ב-2019. לעומת זאת, במשרדי עורכי הדין העוסקים במגזר משקי הבית נרשמה ירידה של 4% בממוצע ההכנסות (גלובס).

על אף הקושי האישי הכרוך בפיטוריהם של עובדים, מבחינת הארגון מדובר לעיתים בהזדמנות לרענן שורות ולהביא להאצת תהליכים שתוכננו לקרות בכל אופן. באמצעות שינויים אלו, ניתן להבטיח כי הארגון יישאר עם הצוות החזק, האיכותי והמסור ביותר. אולם, צמצום של כח אדם ללא בנייה של תהליכי עבודה סדורים וניהול ידע עלול להוביל לקושי עתידי משמעותי. כל עוד מדובר בצוות קטן וזריז העומד בנטל העבודה המצב מצוין, כיוון שחברי הצוות כולם מחזיקים ברמת ידע מקצועי גבוהה. הבעיה מתחילה בזמן שעומסי העבודה גדלים, כיוון שאז הנטייה היא לגייס עובדים צעירים וחסרי ניסיון יותר, ולא תמיד נותר זמן לדאוג להכשרתם המקצועית הראויה. כך, הם משתלבים בעבודה אך לעיתים רבות עלולים להוות בחודשים הראשונות (ולעיתים אף בשנים הראשונות) יותר נטל מתועלת. ניהול ושימור ידע ויצירת תהליכי עבודה סדורים מקלים מאוד על ההשתלבות של עורכי דין נוספים ועל ההכשרה שלהם. לכך יכולה טכנולוגיה משפטית לסייע מאוד כפי שנדון בהמשך.

אפשרות לעבודה מהבית

המקצוע המשפטי ידוע בגישה השמרנית, לפיה על עורכי דין לשהות במשרד במשך שעות רבות בכדי למצות את תרומתם למשרד.

בניגוד לעולם הייטק, בו הנטייה בשנים האחרונות היא לאפשר מבנה עבודה גמיש ומותאם יותר לצרכי העובד, בו העבודה מהבית משתלבת היטב עם מאפייניו של דור ה-Y – עולם עריכת הדין חשש לבצע את המעבר.

מה שלא עשה הטבע, יצר משבר הקורונה. בעקבות הסגרים והחשש מהתקהלויות אולצו משרדי עורכי הדין לעבור לעבודה שוטפת מהבית לתקופות ארוכות וזאת לראשונה בהסטוריה.

על אף החששות המוקדמות, נחשפו המשרדים לפתע לכך שלא רק שהדבר אפשרי אלא אף ליתרונות הטמונים בכך. ראשית, מדובר בחיסכון עלויות עצום בהוצאות שוטפות: עלויות תחזוקה, מחשוב ושירותים לעובד נחתכו משמעותית וסייעו למשרדים לצלוח את המשבר בצורה חלקה יותר. כמו כן, לעובדים מהבית נחסך זמן נסיעות רב, ונתן להם שעות פנאי רבות יותר ביום.

כמובן, שעם המעבר לעבודה מהבית נחשפו גם פגמים בהתנהלות המשרדים. משרדים שלא היו ערוכים לחיבור מרחוק למערכות הליבה המשרדיות נאלצו לאפשר זאת באופן מיידי. קושי נוסף שנחשף הוא העדר השיטתיות והנהלים בעבודה המשפטית. קושי זה בולט פחות כאשר עורכי הדין נמצאים במקום אחד וניתן בקלות לעבור בין המסדרונות והחדרים, לשאול שאלות, להחליף מידע ולפקח. עם הריחוק האחד מהשני נתגלו הסדקים הנובעים מהעדר ניהול ידע ותהליכים: חוסר בתהליכי עבודה מסודרים, חוסר בקריטריונים לאיכות המסמכים המשפטיים. בנוסף הצורך בפיקוח על התוצאה הסופית של העבודה המשפטית בעייתי יותר בעבודה מרחוק.

במציאות הבלתי צפויה, הכוללת סגרים ומשברים נוספים שעתידיים להתרגש עלינו, נראה כי משרדים רבים יאלצו לשלב את האפשרות לעבודה מהבית בשגרת העבודה ולטפל בקשיים שהיא חושפת.

שימוש בטכנולוגיה יעודית – ליגלטק

פתרון מצוין לכך הוא שימוש בטכנולוגיה ייעודית לעולם המשפטי. מדובר בפתרונות שונים המסייעים לעורכי הדין להפוך את עבודתם ליעילה, איכותית ומהירה יותר. היא מאפשרת שיתוף ידע מקצועי, יצירת תהליכי עבודה מסודרים, שיתוף תכנים וניהול תהליכים וצוותים.

תוכנות ייעודיות כאלה כוללות מערכות לניהול צוותים, ניהול פרויקטים, אוטומציה של מסמכים משפטיים, תוכנות לחתימה אלקטרונית, תוכנות חיפוש משפטי ומחקר משפטי ייעודיות ועוד.

המשבר הנוכחי ותוצאות הלוואי שלו בדמות מעבר לעבודה מהבית וצמצום בכח אדם עלול לפגוע אנושות בפעילות השוטפת של המשרד ובמקצועיותו. משרד שישכיל להטמיע מערכות ליגל-טק חדשניות, אשר מייעלות את העבודה ויוצרות תהליכי עבודה סדורים וברורים וכן שיתוף ידע ותהליכים יוכל לצאת מחוזק משמעותית מהמשבר.

בקש הדגמה של LegalUp היום!

קבל הדגמה בחינם!