תקופת הקורונה מאלצת את כולנו להתמודדות עם אתגרים רבים, והמעבר לפעולות דיגיטליות מתבקש יותר מתמיד עקב הנחיות משרד הבריאות המחייבות את הציבור לצמצום מפגשים והימנעות מיציאה מהבית למינימום ההכרחי. בהתאם פורסמו לאחרונה מספר החלטות של גופים ממשלתיים הבאות לעדכן את הצורך בחתימה פנים אל פנים על תצהירים באופן המתאים לתקופת חירום זו. ייתכן מאוד כי זוהי רק יריית הפתיחה שתאפשר בהמשך חתימה דיגיטלית על תצהירים ועל טפסים אחרים שיש להגישם לרשויות ממשלתיות גם בימים שבשגרה.
אחת הפעולות המבוצעות בהיקפים גבוהים על ידי עורכי דין הוא החתמת לקוחותיהם על תצהירים. בהחלטה של ועדת האתיקה של לשכת עורכי הדין (את/20/39) נקבע כי עורכי דין יכולים להשתמש בהיוועדות חזותית לצורך החתמה על תצהיר בשעת חירום זו בהתאם לתנאים המפורטים בהחלטה. החלטה זו תקפה כל עוד מוכרז מצב החירום בישראל.
תצהיר בו משתמשים עורכי דין תכופות הוא טופס ״הכר את הלקוח״ הכלול בצו איסור הלבנת הון (חובות זיהוי, ניהול רישומים של נותן שירות עסקי למניעת הלבנת הון ומימון טרור), תשע"ה – 2014 (להלן: "הצו"), עליו עליהם להחתים את לקוחותיהם בכל פעם שהם מתבקשים לתת שירות עסקי. טופס זה מהווה תצהיר כיוון שחתימת הלקוח עליו כוללת גם אזהרתו פנים אל פנים ואישור עוה״ד על כך.
הצו קובע כי על נותן שירות עסקי לזהות לקוח המבקש שירות עסקי, טרם מתן השירות המבוקש. בהתאם להוראות סעיף 6 לצו, זיהוי הלקוח יתבצע פנים אל פנים. אולם במקרה בו אין אפשרות לבצע את הזיהוי פנים אל פנים, יזהה נותן השירות העסקי את הלקוח באמצעות טכנולוגיה של היוועדות חזותית, בהתאם למפורט בסעיף 7 לצו.
כמובן שבתקופת חירום זו אין אפשרות לבצע את הזיהוי פנים אל פנים ולכן הדרך לביצוע הזיהוי היא בטכנולוגיה של היוועדות חזותית. מומלץ לבצע היוועדות חזותית, לאחר שנשלח לינק לאשף ״הכר את הלקוח״ ללקוח כדי לוודא שהלקוח ימלא אותו כשורה.
לאחרונה ניתנה החלטה של הממונה על נותני שירות עסקי המאפשרת חתימה על טופס ״הכר את הלקוח״ בהיוועדות חזותית כל עוד מוכרז מצב חירום בישראל
הממונה על נותני שירות עסקי פרסמה הנחייה לאור מצב החירום שהוכרז בארץ בשל התפשטות נגיף הקורונה לפיה ככל שמתבקש עורך דין לתת שירות עסקי בעת זו, יבצע את הליך הזיהוי באמצעות היוועדות חזותית בהתאם למפורט בסעיף 7 לצו.
הנחיה זו תקפה כל עוד מוכרז מצב חירום בישראל בשל התמודדות עם נגיף הקורונה.
מהי ״היוועדות חזותית״?
היוועדות חזותית הינה שימוש באמצעים טכנולוגיים לצורך תקשורת בין שני מוקדים, שבה מועברים תמונה וקול בזמן אמת, ואשר מאפשרת ליצור תנאים דומים לאלו המתקיימים במפגש פיזי בין אנשים. אמצעי כזה יכול להיות שירות וידאו בווצאפ, facetime, או שירות שיחות הוידאו שצבר פופולאריות רבה לאחרונה Zoom. באמצעות שיחת וידאו ב-Zoom (גם בשירות החינמי) ניתן לתעד את השיחה ולשמור אותה כקובץ.
הרתעת המצהיר מפני מתן תצהיר שקר וכן זיהוי המצהיר אל מול מסמכי זיהוי -אלה מתאפשרים גם באמצעים של בהיוועדות חזותית.
לטעמנו, יש להקפיד כי אימות החתימה על ידי עורך הדין בהיוועדות חזותית יתבצע בהתקיים התנאים המצטברים הבאים:
א. עורך הדין והמצהיר מקיימים שיחת וידאו (באמצעי כגון zoom), בה יכול עורך הדין לזהות בבירור את המצהיר (הלקוח) ולצפות בו חותם על הטופס.
ב. עורך הדין יוודא שהמסמך שבידיו של המצהיר הוא טופס ״הכר את הלקוח״ מתאים, המלא כשורה. הדבר יכול כמובן באמצעות שליחת לינק לללקוח למילוי אשף ״הכר את הלקוח״ של מערכת LegalUp.
ג. המצהיר הציג בפני עוה"ד על גבי הצג תעודה מזהה וכן תעודת התאגדות המקרה הצורך.
ד. עוה״ד יוודא כי המצהיר מסכים להצהרה הבאה:
״אני מצהיר בזה כי הפרטים לעיל נרשמו בידי והם נכונים ומדויקים למיטב ידיעתי. אם יחול שינוי בנתונים אלה, אני מתחייב להודיע על כך בהקדם האפשרי. אם יתברר שהמידע דלעיל הוא כוזב או שיש בו כדי להטעות, אני מודע לכך שאני עשוי לשאת באחריות על כך.
אני מסכים ומודע לכך כי העתק טופס זה יישמר אצל עורך הדין/רואה החשבון לתקופות הקבועות בסעיף 8 לצו.
אני מסכים לתיעוד החזותי ועשיית השימוש בו על ידי עורך הדין.״
ה. עם סיום החתימה והתיעוד ישלח המצהיר את המסמך החתום אל עוה"ד באמצעי דיגיטלי.
ו. מיד עם קבלת המסמך, עוה"ד יוודא שהמסמך שהתקבל בידו הוא המסמך שעליו חתם המצהיר בתיעוד. לאחר מכן, יחתום עוה"ד בעצמו על המסמך ויאשר את זהות המצהיר ואת מתן האזהרה בחלק ״אישור על ביצוע זיהוי – זיהוי שאינו פנים אל פנים״.
המסמך שעל גביו יהיו שתי החתימות הוא התצהיר השלם, אותו יש לשמור לצורך תיעוד.
שימוש בהיוועדות חזותית ובחתימה דיגיטלית לצורך חתימת לקוח על תצהיר אפשרית בתקופה זו לא רק לצורך חתימה על טפסי ״הכר את הלקוח״ אלא גם לחתימה על כל תצהיר בפני עורך דין. על כך בפוסט הבא.
