מהו אשף אוטומציה של מסמכים?

אשף אוטומציה של מסמכים (LegalUp Wizard) מנחה את המשתמש בתהליך יצירת מסמך, על ידי הצגת:

• שאלות (ותשובות אפשריות), אשר חלקן מוצגות או מושמטות כתלות בתשובות קודמות שענה המשתמש;
• הסברים מותאמים שנועדו לסייע למשתמש לענות בצורה מיטבית על השאלות.

בסיום הפעלת האשף, התשובות לשאלות יוזנו באופן אוטומטי לשדות שהוגדרו לכך מראש בקובץ וורד, ויופק אוטומטית מסמך מותאם המכיל את כל המידע הרלוונטי לצרכי המשתמש.

האשפים ניתנים להפעלה בדפדפן אינטרנט מכל מחשב ביתי, טאבלט, סמארטפון וכד'.

הוראות ליצירת אשף אוטומציה של מסמכים:

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=wnkq7ekD7FY[/embedyt]

1. פתחו את תבנית המסמך שלכם בוורד
2. פתחו את תוסף LegalUp
3. לחצו על 'Create a new wizard'
4. כתבו את השאלות שלכם
5. הגדירו את המשתנים (Variables) שלכם
6. הגדירו נוסחים חלופיים לפסקאות (Alternative clauses)
7. לחצו על 'Save' בתוסף (אין צורך ללחוץ על כפתור 'שמור' בוורד)

לאחר שתסיימו ליצור את האשף, הוא יהיה זמין לצפייה והפעלה באזור האישי שלכם בסביבת הענן של LegalUp.

The post יצירת אשף אוטומציה חדש (Wizard) – הקדמה appeared first on LegalUp.

הוספת שאלות:

• לחצו על כפתור ה + כדי להוסיף שאלה חדשה.

• בחרו האם ברצונכם לכתוב שאלה אחת שתופיע לבדה על מסך אחד, או לחלופין מספר שאלות שירוכזו באותו מסך (Multi question form /Single question). שימו לב שברירת המחדל היא שאלה אחת המופיעה במסך אחד.
  תוכלו לקרוא עוד על האפשרות לרכז מספר שאלות תחת מסך אחד בקישור שלהלן (להכניס את הקישור כשיהיה מוכן).

  כתיבת כותרת לשאלה

  כתבו כותרת קצרה בת מילה או שתיים, תחת השדה 'Question Title'

  
  

  כתיבת שאלה

  הקלידו את שאלתכם תחת השדה "Question"

  כתיבת הסבר לשאלה

  הקלידו הסבר שנועד לסייע למשתמש לענות באופן מדויק על השאלה, תחת השדה 'Explanation Text'

  

  בחרו את סוג התשובה הרצוי מבין האפשרויות שלהלן:

  1. Text Box – תיבת טקסט שהמשתמש יוכל להזין לתוכה מלל חופשי, באורך שורה אחת או יותר. לדוגמא:

2. Checkbox – המשתמש יוכל לבחור בתשובה אחת או יותר מבין כמה תשובות אפשריות (או באף אחת מהן), באמצעות סימון V בתיבת סימון שתופיע לצד כל אחת מהתשובות.

3. Radio Buttons – שאלה שמציגה בפני המשתמש מספר אפשרויות, מתוכן יוכל לבחור אחת בלבד.[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=mqvgGztSY0A[/embedyt]
4. Dropdown – שאלה שמציגה בפני המשתמש מספר אפשרויות, מתוכן יוכל לבחור אחת בלבד. מומלץ להשתמש באופציה זו במקום באופציה Radio Buttons בשאלות שבהן יש רשימה ארוכה של תשובות אפשריות.
5. Party Question – שאלה מסוג זה מאפשרת למשתמש לבחור תחילה אם הגורם הרלוונטי הוא אדם פרטי או תאגיד. תתי-השאלות שיופיעו תחת שאלה זו, זו ישתנו בהתבסס על תשובת המשתמש. באופן דומה, הטקסט המוצג במסמך שנוצר, ישתנה בהתאם לתשובה לשאלה האם הגורם הרלוונטי הוא אדם פרטי או חברה.

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=nc51fhaycK8[/embedyt]

6. Date – שאלות שהתשובה עליהן היא תאריך מסוים.
7. Aattachment – שאלה מסוג זה מאפשרת למשתמש לצרף קובץ לאשף. תחת השדה "Change document name to", יש להקליד את שם הקובץ שאתם מעוניינים שהמשתמש יעלה לאשף. בסיום המענה על השאלון, המשתמש יוכל להוריד את המסמך שנוצר עבורו וגם את המסמך שהעלה בתשובתו לשאלת ה-"attachment".
   
8. Pre-condition – תנאי מוקדם להופעת שאלה – למדו עוד על הוספת תנאי מוקדם לשאלה בקישור שלהלן בקישור הזה.
9. נסו ובחנו את השאלון שיצרתם באזור האישי שלכם בסביבת הענן של LegalUp.

The post הוראות ליצירת שאלון appeared first on LegalUp.

כיצד ניתן ליצור תנאי מוקדם להצגת שאלה באשף?

ישנה אפשרות לקבוע שחלק מהשאלות בשאלון יופיעו רק בתנאי שניתן מענה מסוג מסוים לשאלה קודמת (Pre-condition). להלן הוראות ליצירת תנאי מוקדם להופעת שאלה:

1. פתחו את התוסף. בחרו את השאלה שאתם מבקשים ליצור תנאי מוקדם להופעתה בשאלון, ועברו ללשונית 'pre-condition'.

2. בחרו תשובה רצויה לשאלה קודמת, וקבעו אותה כתנאי מוקדם. ניתן לבחור תנאי מוקדם אחד, כמה תנאים מוקדמים מצטברים, או כמה תנאים מוקדמים חלופיים.

The post תנאי מוקדם להצגת שאלת אשף (Pre-Condition) appeared first on LegalUp.

כדי לאפשר התאמה של תבנית המסמך שלכם למצבים שונים, LegalUp מאפשרת להגדיר מספר נוסחים חלופיים לאותו סעיף. הפונקציה הזו בתוסף מכונה 'Alternative clause'.

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=16619budvJ0[/embedyt]

הוראות ליצירת נוסח חלופי לסעיף במסמך:

1. בחרו את הסעיף הרצוי מתוך רשימת הסעיפים שתחת הלשונית 'Clauses'.

לחצו על הלחצן '+'

סמנו את הסעיף שאתם מעוניינים ליצור לו חלופה. וודאו שהסעיף הנכון ברשימת הסעיפים מודגש. לאחר מכן לחצו על '+' כדי להוסיף נוסח חלופי לסעיף.

2. בשלב זה ייפתח חלון חדש המכיל מסמך בעל שני סעיפים. הסעיף המקורי הופך כעת לסעיף 1/2 וסעיף חדש, זמני ללא כותרת, נפתח כסעיף 2/2 – הסעיף החלופי שלכם. הקלידו בתוכו את התוכן הרצוי, שנו את כותרתו על ידי מחיקת המילים 'Untitled' והקלדת השם הרלוונטי במקומן. פתחו את התוסף בחלון החדש ולחצו על הכפתור 'שמור' בתוסף.

4. צרו תנאי להופעת נוסח חלופי לסעיף: לחצו על סמל ההגדרות המופיע ברשימת הסעיפים בלשונית 'Clauses' שבתוסף

לאחר מכן הגדירו מהם התנאים שבהתקיימם יוצגו הסעיפים החלופיים; כלומר איזו תשובה לאיזו שאלה תניב הופעה של הסעיף.

חשוב – לחצו על הכפתור 'שמור' בתוסף.

כיצד תוכלו לבדוק שסעיף חלופי נכון יוכנס למסמך הסופי?

עברו אל האזור האישי שלכם בסביבת הענן של LegalUp, בחרו באשף שבניתם, ענו על השאלון ובסיומו הורידו את הקובץ שנוצר. וודאו שהמסמך הסופי מכיל טקסט תואם לתשובותיכם.

The post נוסח חלופי לסעיף במסמך (Alternative Clause) appeared first on LegalUp.

The post הוספת פסוקית חלופית (Phrase) appeared first on LegalUp.

משתנה הוא שדה שיש להשלימו באמצעות מלל חופשי, כגון: שם, מספר ח.פ., כתובת דואר אלקטרוני, מספר מניות וכו', שאמור להיכלל במסמך.

בהקשר של אוטומציה של מסמכים, משתנה הוא תשובה לשאלה ספציפית בשאלון שיש להציבה במקום שהוגדר לכך מראש בתוך המסמך.

כיצד ניתן להוסיף משתנה למסמך?

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=DiqUC7yoEeo[/embedyt]

ודאו שיצרתם את השאלה הנכונה, כזו שהתשובה עליה היא המשתנה שיש להכניס למסמך. לדוגמה: אם ברצונכם להזין את 'שם התאגיד' במקום מסוים במסמך, ודאו שאחת השאלות בשאלון שלכם היא 'מהו שם התאגיד'?

לאחר מכן, סמן מילה שברצונך שתוחלף במשתנה, לחץ על סמל ההמבורגר בתוסף ובחר באפשרות 'Add variable' (הוסף משתנה).

בחרו את השאלה המתאימה מתוך רשימת השאלות:

לאחר מכן, השדה במסמך שהמשתנה נועד למלאו, יסומן בצבע כחול.

שימו לב שכדי לחסוך זמן, תוכלו להעתיק ולהדביק את אותו שדה שסומן בכחול במספר מקומות במסמך, כדי שהתשובה הרצויה תמלא אוטומטית את כל המקומות המתאימים.

The post הכנסת משתנה (variable) appeared first on LegalUp.

ישנם מקרים בהם המשתמש מבקש לכלול שאלה אחת במסך אחד, ובמקרים אחרים המשתמש מבקש לרכז מספר שאלות העוסקות בנושא זהה במסך אחד. לדוגמא, כאשר המשתמש נדרש למלא מידע אודות צד להסכם, לרוב הוא זקוק למספר פרטי מידע אודות אותו צד – שם, כתובת וכו', והוא מבקש לרכז את השאלות בנושא זה במסך אחד.

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=DzX-LO51xeY[/embedyt]

ניתן לרכז מספר שאלות במסך אחד באמצעות 'Multi questions form'. להלן דוגמא:

הוראות לריכוז מספר שאלות תחת מסך אחד:

1. לחצו על הכפתור לשם יצירת שאלה חדשה, ובחרו באפשרות 'Multi questions form'

2. הזינו כותרת והקדמה בשדות הרלוונטים

3. צרו תתי-שאלות: לחצו על "Add Field"

כל "Field" יהיה תת-שאלה באותו מסך. מלאו את השדות הנדרשים תחת כל "Field" – כותרת, שאלה, הסבר וסוג השאלה. באשף הסופי כל תתי-השאלות יופיעו במסך אחד.

אם ברצונכם לראות את כל תתי-השאלות שנוצרו במקום אחד, לחצו על החץ לצד כל Field כדי לסגור אותו. כך זה יראה:

4. חשוב: לחצו על 'Save' בתוסף.

יצירת רשימה

לעיתים המשתמש מעוניין ליצור רשימת פרטים שיופיעו ברצף בשורה אחת או במספר שורות בטבלה. לדוגמא:

            או:

על מנת ליצור רשימת פריטים שיופיעו ברצף, יש למלא אחר ההוראות הבאות:

1. צרו שאלה חדשה מסוג "Multi questions form".
2. פתחו את התפריט שמתחת, ובחרו באפשרות "'Let user 'Add Another"
3. כתבו את תתי השאלות הנדרשות באמצעות לחיצה על "Add Field".
   
4. קשרו בין השאלה לטקסט באמצעות "הוספת משתנה" (Variable): סמנו את השדה בטקסט שלתוכו יוזנו הפרטים שיקליד ממלא השאלון. לחצו על סמל ההמבורגר שבתוסף ולאחר מכן על "Add Variable". 
5. כעת ייפתח תפריט עם רשימת השאלות שיצרתם. בחרו בשאלה שהמענה עליה ימלא את השדה המסומן.
   
6. כעת, ממלא השאלון יוכל לכתוב מספר שמות שיופיעו ברצף במסמך הסופי, על ידי לחיצה על "הוספה". כך ייראה השאלון:
   וכך ייראה הטקסט במסמך הסופי:
   

   אם אתם מעוניינים שרשימת הפרטים תופיע בתוך טבלה במקום בשורה אחת, יש לפעול בהתאם להוראות הבאות:

   1.   צרו טבלה מתאימה לצרכיכם במסמך האב. בשורה הראשונה בטבלה, סמנו את המילים שבמקומן יופיע המידע שממלא השאלון יזין.
   2. הגדירו "משתנה" (Variable) לשדה המסומן: לחצו על סמל ההמבורגר, ועל האפשרות "Add Variable". בחרו בשאלה הרצויה מתוך הרשימה שתיפתח.
   3. פעלו באותו אופן על מנת להגדיר משתנה (Variable) גם עבור הטור השני בטבלה: סמנו את המילים המופיעות בשורה הראשונה, לחצו על סמל ההמבורגר ועל האפשרות "Add Variable". בחרו בשאלה הרצויה מתוך הרשימה שתיפתח.
   4. לחצו על הכפתור "Save" בתוסף.
   5. כעת פתחו את רשימת הסעיפים באמצעות לחיצה על הלשונית "Clauses" שבתוסף, ולחצו על הסעיף ברשימה המייצג את השורה הראשונה בטבלה.
   
   6. לחצו על סמל ההגדרות המופיע בשורה המתאימה ברשימת הסעיפים

   

   7. לחצו על סמל החיצים
   8. רשימת השאלות תיפתח בשנית. בחרו בשאלה הרצויה, ולחצו על "Save".

   כעת התשובות לשאלות הללו יופיעו ברצף בטבלה במסמך הסופי
   

The post ריכוז מספר שאלות במסך אחד (Multi question form) appeared first on LegalUp.

לעיתים משתמש נדרש להזין לאשף פרטי זיהוי של לקוח כדי להטמיע אותם במקומות שונים במסמך: שם, כתובת, מספר זיהוי, מספר טלפון, כתובת דוא"ל, ועוד. במקרים מסוימים עולה הצורך לעשות שימוש חוזר בפרטים אלה בעת מילוי אשף נוסף עבור אותו לקוח, ולצורך כך ניתן לשמור את פרטי הלקוח כאיש קשר במערכת LegalUp ולחסוך את הצורך להקליד אותם פעם נוספת.

ניקח לדוגמא מצב שבו לקוח פונה לעו"ד על מנת להשתמש בשירותיו לצורך ניסוח חוזה לביצוע עסקת נדל"ן. בשלב הראשון עוה"ד יזין את פרטי הלקוח לאשף הסכם שכ"ט על מנת לייצר טיוטת הסכם שכ"ט ללקוח. בשלב השני הוא יזין את פרטיו לאשף "הכר את הלקוח", על מנת למלא טופס הכרת לקוח בהתאם לצו איסור הלבנת הון (חובות זיהוי, ניהול רישומים של נותן שירות עסקי למניעת הלבנת הון ומימון טרור), תשע"ה – 2014. בשלב השלישי עוה"ד יפנה לעריכת החוזה עצמו, וימלא את פרטי הלקוח באשף עריכת חוזה.

במקרה הנ"ל, עוה"ד יוכל להזין את פרטי הלקוח למערכת LegalUp פעם אחת בלבד, לשמור אותו כאיש קשר במערכת, ופרטיו יישמרו ויופיעו אוטומאטית באשפים הבאים שימלא עבור אותו לקוח.

כיצד ניתן ליצור שדות מקושרים (Contact Fields) בתוסף LegalUp?  

1. פתחו את תוסף LegalUp, ולחצו על אייקון העיפרון לצד השאלה הרלוונטית מתוך רשימת השאלות שיצרתם. בדוגמא זו נבחר בשאלה "אנא הקלד מספר זהות".
2. פתחו את התפריט שתחת הכותרת Contact Field, ובחרו באפשרות "id_number".
3. לחצו על "Save" בתוסף.
4. סגרו את מסמך ה- Word ופתחו מסמך חדש.
5. לחצו על אייקון LegalUp המופיע בשורת המשימות תחת הלשונית "בית" על מנת לפתוח את רשימת האשפים שיצרתם.
6. בחרו מתוך הרשימה אשף המשך, המכיל שאלה זהה שבה צריך המשתמש להקליד את תעודת הזהות של הלקוח.
7. בחרו בשאלה הרלוונטית מתוך רשימת השאלות שבאשף ההמשך ולחצו על אייקון העפרון על מנת לערוך אותה.
8. פתחו את התפריט שתחת הכותרת Contact Field, ובחרו באפשרות "id_number".
9. לחצו על "Save" בתוסף.

כעת התשובות לשתי השאלות מוגדרות כשדות מקושרים (Contact Fields). כאשר המשתמש ימלא את אחד מהשאלונים בסביבת הענן של LegalUp ויזין את מספר הזהות של איש הקשר, הוא יועתק ויופיע אוטומטית באשף השני מבלי שהמשתמש יצטרך להקליד אותו פעם נוספת. אם המשתמש יעשה שינוי בשדה מסוים של פרטי הלקוח, המערכת תשמור את השדה המתוקן ותציג אותו בפעם הבאה שיעשה בו שימוש.

The post יצירת שדות מקושרים (Contact Fields) appeared first on LegalUp.