הפעלת אשף LegalUp כוללת מתן מענה על מספר שאלות שהוגדרו מראש, אשר נועדו לרכז את המידע הנדרש לשם יציקת תוכן למסמך ספציפי. הפעלת אשף יכולה להתבצע על ידי עובד הארגון או אדם אחר (צד שלישי), באמצעות שליחת קישור לאשף (בדומה לגוגל דוקס).

לדוגמה, אם משתמש רוצה ליצור הסכם שירותים עבור לקוחה שלו, חברת אבג"ד בע"מ, עליו להפעיל אשף בשם "הסכם שירותים", ולענות על השאלות המופיעות באשף בהתבסס על צרכי החברה בעסקה הספציפית הזו. בתום מילוי השאלון, המשתמש יוכל להוריד הסכם שירותים מותאם לצרכיו, בקובץ וורד. לשם יצירת הסכם שירותים בעסקה אחרת עבור לקוח נוסף, על המשתמש להפעיל שוב את האשף ולענות על השאלות המופיעות בו, בהתאמה לפרטי העסקה החדשה. בתום מילוי השאלון, ניתן יהיה להוריד הסכם שירותים מותאם לעסקה החדשה. רשימת המסמכים שיצר המשתמש על ידי מילוי אשף ספציפי, תופיע באזור האישי שלכם בסביבת הענן של LegalUp, כפי שיפורט להלן.

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=yW02GhVdCrg[/embedyt]

כיצד ניתן למצוא אשף ספציפי?

אשפי המסמכים שנבנו עבור המשתמש מופיעים באזור האישי שלו בסביבת הענן של LegalUp. לחיצה על החץ הנפתח לצד שם האשף, תאפשר צפייה בכל המסמכים שנוצרו באמצעות מילוי האשף הספציפי.

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=BMhVZOMbRVs[/embedyt]

כיצד ניתן להמשיך בתהליך הפעלת אשף שהופסק בטרם ניתן מענה על כל השאלות הכלולות באשף?

אם המשתמש החל בהפעלת אשף אך לא השלים את המענה לכל השאלות המופיעות בו, הוא יוכל בקלות לחזור להפעיל את אותו האשף על ידי לחיצה על הקישור "Go to Wizard". לחיצה על קישור זה תפתח מחדש את האשף שהפעלתו הושהתה, והמשתמש יוכל להמשיך לענות על השאלות מהנקודה בה הפסיק בפעם הקודמת.

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=pGrhgfJ52t4[/embedyt]

כיצד ניתן להוריד קובץ וורד של מסמך שהושלם?

עם סיום הפעלת אשף על ידי מענה על השאלות המופיעות בו, המשתמש יוכל להוריד את המסמך הסופי כקובץ וורד. הקובץ שירד יופיע בתחתית המסך ובתיקיה 'הורדות'. המשתמש יוכל להקיש עליו ולשמור אותו במיקום הרצוי במחשב שלו.

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=zdsIylfAcRg[/embedyt]

כיצד ניתן לשתף קישור לאשף?

במצב בו המשתמש מעוניין שעובד או לקוח שלו יענו באופן מלא או חלקי על השאלון שבאשף, ניתן לשלוח להם קישור למילוי האשף מרחוק. זאת באמצעות פתיחת האשף ולחיצה על 'Generate and Share', העתקת הקישור שיופיע על המסך ושליחת הקישור באמצעות דוא"ל או מסרון. ישנה אפשרות לכלול שם הנמען.

[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=phchc90GtM0[/embedyt]

The post הפעלת אשף appeared first on LegalUp.

לעיתים המשתמש נדרש להפסיק באמצע מילוי שאלון ולחזור למלאו בשלב מאוחר יותר. כמו כן, במקרים מסוימים לאחר שהמשתמש כבר ענה על השאלון והפיק את המסמך הנדרש, הוא מבקש לשוב לאותו שאלון כדי להוריד מחדש את המסמך שהופק מהמערכת או כדי לשנות אחת מהתשובות שנתן מבלי שיצטרך לענות מחדש על כל השאלות שבאשף.

לצורך כך ניתן לשוב ולעיין או לערוך שינויים בכל השאלונים שמולאו באשף מסוים.

1. כנסו לסביבת הענן של הארגון שלכם באזור האישי באתר LegalUp. שם תופיע רשימת האשפים שנבנו עבורכם.
   
2. לחצו על החץ שמשמאל לכותרת של האשף הרלוונטי. תיפתח רשימה של כל הפעמים שבהם עניתם על השאלון של האשף הזה, עם תאריך מילוי הטופס, שם ושם הגורם שמילא את השאלון.
3. לחצו על "go to wizard" בשורה המבוקשת.

The post עיון ועריכת שינויים בשאלון שכבר מולא appeared first on LegalUp.

לעיתים משתמש נדרש להזין לאשף פרטי זיהוי של לקוח כדי להטמיע אותם במקומות שונים במסמך: שם, כתובת, מספר זיהוי, מספר טלפון, כתובת דוא"ל, ועוד. במקרים מסוימים עולה הצורך לעשות שימוש חוזר בפרטים אלה בעת מילוי אשף נוסף עבור אותו לקוח, ולצורך כך ניתן לשמור את פרטי הלקוח כאיש קשר במערכת LegalUp ולחסוך את הצורך להקליד אותם פעם נוספת.

ניקח לדוגמא מצב שבו לקוח פונה לעו"ד על מנת להשתמש בשירותיו לצורך ניסוח חוזה לביצוע עסקת נדל"ן. בשלב הראשון עוה"ד יזין את פרטי הלקוח לאשף הסכם שכ"ט על מנת לייצר טיוטת הסכם שכ"ט ללקוח. בשלב השני הוא יזין את פרטיו לאשף "הכר את הלקוח", על מנת למלא טופס הכרת לקוח בהתאם לצו איסור הלבנת הון (חובות זיהוי, ניהול רישומים של נותן שירות עסקי למניעת הלבנת הון ומימון טרור), תשע"ה – 2014. בשלב השלישי עוה"ד יפנה לעריכת החוזה עצמו, וימלא את פרטי הלקוח באשף עריכת חוזה. במקרה הנ"ל, עוה"ד יוכל להזין את פרטי הלקוח למערכת LegalUp פעם אחת בלבד, לשמור אותו כאיש קשר במערכת, ופרטיו יישמרו ויופיעו אוטומאטית באשפים הבאים שימלא עבור אותו לקוח.

כיצד ניתן לשמור איש קשר במערכת כך שהמשתמש יידרש להקליד את פרטיו פעם אחת בלבד?

1. כנסו לאזור האישי של הארגון שלכם בסביבת הענן של LegalUp.
2. בחרו אשף מתוך רשימת האשפים ולחצו על Start New Wizard.

3. ייפתח חלון בו ניתן יהיה להזין את שם המסמך ושם הלקוח. יש להקליד את שם הלקוח בשדה השם, וללחוץ על Add New.

4. לחצו על Generate על מנת להתחיל במענה על השאלון.
5. לאחר שסיימתם למלא את השאלון, תוכלו לחזור לרשימת האשפים שבאזור האישי שלכם בסביבת הענן של הארגון שלכם ב-LegalUp. בחרו אשף נוסף שאליו תרצו להזין את פרטי אותו לקוח, ולחצו על Start New Wizard.
6. ייפתח חלון בו ניתן יהיה להזין את שם המסמך ושם הלקוח. יש לפתוח את התפריט באמצעות החץ הקטן המופיע תחת הכיתוב Full Name.

7. בחרו מתוך התפריט שייפתח את שם הלקוח המבוקש, ולחצו על Generate.
8. כעת באשף החדש שפתחתם, פרטי הקשר של הלקוח שהוזנו לאשף הקודם, יופיעו אוטומטית כתשובות לשאלות שבאשף בחדש, כך שלא תצטרכו להקליד אותם בשנית. אם תעשו שינוי בשדה מסוים של פרטי הלקוח, המערכת תשמור את השדה המתוקן ותציג אותו בפעם הבאה שתעשו בו שימוש.

The post שמירת פרטי איש קשר (Contact Fields) appeared first on LegalUp.